Een goede meerjareninvesteringsplanning voorkomt verrassingen. Voor De Zellingen ontwikkelden wij een integraal overzicht van investeringen in medische hulpmiddelen, vastgoedgebonden middelen en facilitaire assets. Hiermee beschikt de organisatie over een praktisch stuurinstrument voor de komende jaren.

Vraagstuk

Ouderenzorgorganisatie De Zellingen wilde inzicht krijgen in de verwachte investeringen voor de komende jaren op het gebied van medische hulpmiddelen, het wagenpark, grootkeukenapparatuur en diverse facilitaire en technische bedrijfsmiddelen. Het doel was een betrouwbare meerjareninvesteringsplanning die als basis kon dienen voor strategische en financiële besluitvorming.

Aanpak

Om een compleet beeld te krijgen van alle relevante investeringsgoederen is een uitgebreide inventarisatie uitgevoerd. Hierbij zijn onderhoudsrapportages geanalyseerd en gesprekken gevoerd met verschillende managers en inhoudsdeskundigen, waaronder woonzorgmanagers, fysiotherapeuten, verpleegkundigen, medewerkers van de technische dienst, koks en chauffeurs.

Op basis van deze inventarisatie is een overzicht opgesteld van alle investeringsgoederen. Vervolgens zijn de investeringen getoetst aan vooraf vastgestelde criteria:

• Investeringen met een aanschafwaarde van meer dan € 1.000 exclusief btw.
• Een economische levensduur van minimaal 10 jaar.

Na deze selectie zijn alle investeringsgoederen ingepland op basis van bouwjaar, economische levensduur en, waar beschikbaar, onderhoudsgegevens. Vooral bij medische hulpmiddelen bood de onderhoudshistorie waardevolle informatie om de verwachte vervangingsdatum nauwkeuriger te bepalen. Hierdoor ontstond een realistische investeringsplanning tot en met 2040.

Resultaat

Het resultaat is een overzichtelijke en eenvoudig te beheren meerjareninvesteringsplanning in Excel. De planning biedt per jaar inzicht in de verwachte investeringen en bijbehorende kosten, waardoor De Zellingen beschikt over een solide basis voor begrotingen, financiële planning en strategische keuzes.

De planning is bovendien zodanig ingericht dat deze in de toekomst desgewenst kan worden geïntegreerd met TOPdesk. Hoewel deze implementatie buiten de scope van de opdracht viel, is de voorbereiding hiervoor al getroffen.

Met deze meerjareninvesteringsplanning beschikt De Zellingen over een duurzaam instrument dat helpt om investeringen tijdig te plannen, financiële verrassingen te voorkomen en onderbouwde keuzes te maken voor de toekomst.

Een succesvolle ERP-implementatie begint met een goede inrichting. Voor De Zellingen brachten we structuur aan in de bestelomgeving, waardoor de organisatie beschikt over een efficiënte, overzichtelijke en eenvoudig te beheren bestelstructuur voor alle afdelingen.

Vraagstuk

De Zellingen maakte de overstap naar een ERP-systeem om de inkoopprocessen verder te digitaliseren en te automatiseren. Waar bestelaanvragen voorheen telefonisch of per e-mail werden ingediend bij het centrale magazijn, zouden deze voortaan via het ERP-systeem verlopen. Hiervoor was het noodzakelijk om voor iedere afdeling een eigen bestelpagina in te richten met een passend assortiment.

Aanpak

Om de nieuwe bestelstructuur succesvol te implementeren, is eerst inzicht gecreëerd in de bestaande afdelingen, financiële coderingen en bijbehorende assortimenten. Op basis van beschikbare data is een vernieuwd en eenduidig overzicht opgesteld, waarin afdelingsnamen zijn gekoppeld aan de juiste financiële coderingen.

Deze uniforme structuur vormde de basis voor de inrichting van het ERP-systeem en maakte het mogelijk om de verschillende bestelassortimenten op de juiste wijze toe te wijzen aan de afdelingen.

Resultaat

Het opgeleverde overzicht bood De Zellingen een solide basis voor de verdere inrichting van het ERP-systeem. Hierdoor kon de afdeling Inkoop zelfstandig de juiste assortimenten importeren en beheren.

Met de nieuwe inrichting beschikt de organisatie over een overzichtelijke en toekomstbestendige bestelstructuur die bijdraagt aan efficiëntere inkoopprocessen, minder foutgevoelige bestellingen en een betere ondersteuning van de dagelijkse bedrijfsvoering.

Een succesvolle softwareselectie vraagt om een zorgvuldig proces. Voor Aafje brachten wij stakeholders samen, stelden een compleet Programma van Eisen op en begeleidden het volledige offertetraject tot en met de contractering. Het resultaat is een toekomstbestendige vastgoedbeheeroplossing die aansluit bij de ambities van de organisatie.

Vraagstuk

De afdeling Vastgoed van Aafje stond aan de vooravond van een professionaliseringsslag. Om het beheer van de vastgoedportefeuille efficiënter en toekomstbestendig in te richten, was behoefte aan software die de dagelijkse werkzaamheden ondersteunt op het gebied van gebouwgegevens, onderhoud, technische contracten, rapportages en realtime managementinformatie.

Aanpak

Om tot een zorgvuldig onderbouwde softwarekeuze te komen, is een uitgebreid Programma van Eisen opgesteld. Hierbij zijn alle relevante stakeholders betrokken, waaronder de afdeling vastgoed, informatiemanagement en ICT. Door de verschillende expertises samen te brengen, ontstond een compleet beeld van de functionele en technische eisen waaraan de software moest voldoen.

Op basis van het Programma van Eisen is een offertetraject gestart met twee geselecteerde leveranciers. De ontvangen offertes en bijbehorende documentatie zijn beoordeeld op inhoud, functionaliteit en aansluiting bij de wensen van de organisatie. Na de selectie is samen met de voorkeursleverancier de offerte verder uitgewerkt tot een definitieve overeenkomst, inclusief een implementatieplan.

Daarnaast zijn de contractuele afspraken zorgvuldig vastgelegd, waaronder specifieke contractvoorwaarden en een verwerkersovereenkomst voor de verwerking van niet-medische persoonsgegevens.

Resultaat

Het traject resulteerde in de selectie en contractering van een passende vastgoedbeheeroplossing die aansluit bij de ambities van Aafje. Na de gezamenlijke kick-off met de leverancier is het implementatietraject gestart en kon de interne projectgroep verder met de inhoudelijke inrichting van de software.

Met deze basis beschikt Aafje over een toekomstbestendige oplossing die het vastgoedbeheer ondersteunt, processen verder professionaliseert en meer inzicht biedt in de volledige vastgoedportefeuille.